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Comment optimiser l’aménagement de vos espaces de travail et d’accueil ?

“Vivre et travailler ensemble”, une volonté qui appelle l’art d’aménager les espaces collaboratifs, accueillants et propices à la productivité, ainsi que quelques notions de “Happiness management”. À passer 5 jours sur 7 ensemble, autant se sentir bien avec ses collaborateurs, co-workers, usagers, et dans son environnement. D’ailleurs, tout le monde ou presque est concerné par ces problématiques, et pas seulement les grands groupes avec plateau en open-space : espace de co-création d’artistes, milieux associatifs partagés, artisans, indépendants, etc.  Vous êtes chargé(e) d’un projet d’aménagement d’espace ? Nous vous donnons les étapes pour bien définir votre cahier des charges, et vous livrons les solutions de signalétique pour une conception efficace, modulable et économique.

AU SOMMAIRE

• Rédiger son cahier des charges.
• Aménager des salles de réunions, de vidéoconférence.
• Penser les lieux d'accueil et de réception.
• Concevoir vos salles d'exposition et de démonstration.
• Imaginer des espaces de création et co-création.
• Agencer des postes de travail individuels.
• Créer des lieux de vie, des espaces communs.
• Améliorer la signalétique et les espaces de circulation.

Aménagement d’espaces : rédiger son cahier des charges avant de se lancer.

S’il y a des éléments qui semblent évidents, comme le nombre de personnes à accueillir et la surface à meubler, d’autres le sont moins : votre façon de travailler, la nature de votre public ainsi que la durée d’installation. Ces paramètres vont déterminer les matières et les imprimés les plus adéquates. Ci-dessous une liste de questions qui vous permettront de cadrer votre projet.

En bout de course, c’est votre budget qui vous fera faire des arbitrages. Si c’est trop difficile, on peut vous aider. N'hésitez pas à nous contacter pour obtenir des conseils plus adaptés 😉

• Les différents types d’espaces à concevoir : lieux d’accueil, de concentration, de détente, de création, d’aisance (il faut penser à tout), etc.
• Adaptabilité et flexibilité : souhaitez-vous des espaces clairement définis ou plutôt des éléments neutres et modulables que tout le monde peut s’approprier ? Il existe même un mot pour cela, “le flex”, quand aucun bureau n’est attribué : premier arrivé, premier installé (le monde appartient…).
• Réutilisation et double emploi : idéal quand on a un budget serré. Faire d’une pierre de coups en choisissant du mobilier qui peut être réutilisé dans d’autres circonstances, comme un salon ou une expo.
• Poids et transports : si vous pensez déjà au montage / démontage de votre espace de travail, d’exposition ou de réception, optez pour des matériaux légers et des éléments “tout-en-un”. On les adore notamment pour les pop-up store : cubes en carton imprimé, toiles tendues, comptoir qui se transforme en caisse de transports , etc.
• Image de marque et personnalisation : c’est tout l’enjeu de la décoration professionnelle, de la mise en vitrine, de la scénographie et du merchandising visuelle : s’approprier l’espace et afficher son identité visuelle.
• Contraintes liées à votre activité et type de public : ces deux éléments vont permettre d’affiner votre cahier des charges avec des spécifications techniques : acoustique des matériaux choisis, luminosité potentielle, mesure d’hygiène à prévoir, modularité, normes anti-feu, etc. 

On vous laisse potasser et on part pour un tour d’horizon des différents lieux à imaginer, avec quelques idées concrètes pour une mise en place rapide et maligne.

Aménager un lieu de réunion, et des espaces de vidéoconférences.

Le télétravail et le décloisonnement des espaces (entre travail et maison, et même entre lieux de travail) ont rendu possible le fait de collaborer quotidiennement ensemble, même à distance. Mais la bonne vieille réunion d’équipe et le besoin de partager nos émotions “de visu” perdurent (pour le meilleur). Pour les vidéo-réunions, nous vous conseillons de penser aux aspects techniques et sensoriels :

• Table et chaises devront être dans le champ de vision de votre caméra bien sûr, en rond ou demi-cercle si vous êtes plusieurs. Nous vous conseillons également d’opter pour un dispositif téléphonique central, à placer au milieu de la table pour que tous les participants entendent correctement vos interlocuteurs à distance.
• Pour réduire le niveau de pollution visuel, et ne pas déconcentrer l’assistance, il vous faut un fond neutre : imprimé sur bâche ou tissus, le fond photos (déplaçable avec sa structure tubulaire) crée un arrière-plan propre et agréable. Il est par ailleurs facile à mettre en place à la maison, et nettement abordable. À votre compte, il vous permet d’exercer votre activité professionnelle depuis n’importe quel endroit, votre identité visuelle vous suit partout !
• Côté décoration, il n’est pas obligatoire de sortir la peinture et les pinceaux ! Les murs amovibles (droit ou même en virage), avec un visuel imprimé en Haute Définition sont LA solution. Clipsé, mais pas figé, votre visuel se lave, se change, se range, et se réinstalle très facilement au gré des saisons, de votre actualité et de l’évolution de votre charte graphique…

Comment agencer vos lieux de réception et d’accueil ?

Il faut soigner son entrée : c’est la première image que l’on donne de soi, c'est une vitrine sur votre niveau de service, un reflet de la qualité de vos prestations.

Mais avant d’accueillir chaleureusement votre public, vos futurs coéquipiers et partenaires… Il faut qu’ils vous trouvent ! Pour cela, nous avons quelques idées :

• La plaque professionnelle, en aluminium, résistante en extérieur et aux UVs. Lisses ou brossés, les parements en aluminium sont “chics” et supportent aussi bien la gravure que le contre collage d’un design original.
• Le panonceau, en polypropylène alvéolaire (type “Akilux”). Il se fixe facilement, se déplace et convient aux événements éphémères. La bonne idée pour le “pimper” et éviter l’effet “pancarte immobilière” ou “panneau de chantier” : faire une découpe à la forme originale, qui reprend votre logo par exemple, et interpelle.
• Les flèches directionnelles au sol, en vinyle par exemple. Si votre espace se trouve au sein d’un bâtiment, cela permettra aux visiteurs de vous retrouver (la forme “empreinte de pas” marche bien aussi !).

Maintenant qu’on vous a trouvé, il est temps de peaufiner l’accueil. Pour cela, pensez aux solutions légères, modulables et personnalisables. Notre comptoir, par exemple, contient une étagère qui permet de stocker des livrets d’accueil. Avec un visuel en tissu imprimé et clipsé, il habille l’espace et vous servira probablement lors de vos salons. Plus petit, mais très élégant, le pupitre peut également être un lieu d’accueil et d’échange. Idéal pour les espaces intimes et accueil cosy. Sans compter qu’il se transforme en caisse de transport.

En complément, nous vous invitons à partager des informations et de la documentation à vos usagers, dès leur arrivée. Le mini présentoir enrouleur, par exemple, permet d’afficher des horaires, un QR code, des informations pratiques, etc. Il se pose sur votre comptoir d’accueil, et se réenroule pour vous accompagner lors de vos événements et rencontre de partenaires. Plus classique, mais indéniablement pratique, le porte-brochures pour laisser vos documents en libre-service.

La conception des lieux d’exposition et de démonstration.

Si vous vendez une gamme de produits physiques, ou exposez vos œuvres, votre espace professionnel comprend probablement un showroom, une salle d’exposition ou de démonstration. Pour y séduire et convaincre en quelques secondes, nous avons des astuces aménagement :

• Balisez l’espace, notamment avec des éléments imprimés en hauteur. Les kakémonos créent des ambiances et délimitent vos zones.
• Si vous ne pouvez pas tout exposer, rendez l’ensemble de votre catalogue disponible en affichant des QR codes bien visibles.
• Prévoyez des lieux d’échanges, de dégustation, de tests : les pupitres, à vos couleurs, peuvent faire office de mange-debout ou créer des îlots de conversation intimistes.
• Assurez-vous que personne ne reparte les mains vides : laisser des cartes de visites disponibles et des récapitulatifs à disposition.

Concevoir des lieux propices à la création et au brainstorming.

Que votre activité soit directement liée à la création (atelier d’artistes, espace “carte blanche”, agence de com’), ou que vous ayez besoin d’espace stimulant pour “brainstormer”, peaufinez vos lieux d’échange ! Deux options radicalement opposées s’offrent à vous :

• Le lieu neutre, façon page vierge, qui permet de décloisonner les idées et d’en faire jaillir de nouvelles sans biais sensoriel : mur blanc, décor neutre. Ici, nous ne vous serons d’aucun secours ;-)
• Le lieu stimulant pour mettre les cerveaux dans le bon état d’esprit : affichage en petit et grand format, précédentes réalisations, produits à tester et déguster, etc. Nous vous conseillerons volontiers pour l’affichage : sur papier, sur tissus, sur bâche,

Le truc en plus : pour les exercices de création collaborative, il n’est pas rare de stimuler les participants avec des outils de renforcement. Ils permettent de s’exprimer sans parler. Les stickers (pour exprimer une émotion ou attribuer des points) peuvent vous être utiles ! Les dés géants, qui permettent de laisser une place à l’aléatoire dans vos prises de décision, sont aussi à envisager (et ça, les éléments imprimés en volume, on sait faire !). Alea jacta es.

Aménager des espaces de travail individuel.

Maintenant, place à la concentration ! Ou tout simplement à l’isolement, pour que chaque individu (collaborateur, client, administré, élèves, etc.) puisse bénéficier d’un espace bien à lui, sans perturbation sonore ou même visuel.

Pour créer ces îlots, nous vous conseillons de monter des cloisons de manière simple et modulable. Des structures rigides à poser et déplacer au gré de vos besoins. Deux matières incontournables pour cela, toutes deux personnalisables et imprimables (et pour ce qui est de les installer, contactez-nous).

• Le plexiglass. Il permet d’ériger des cloisons parfaitement transparentes, élégantes, et résistantes entre les postes de travail ou de réception. Il fait également office de protection, notamment sanitaire, entre le public et vous. De plus, sa composition (thermoplastique) supporte la gravure et le contre collage et le transforme en véritable objet décoratif.
• Le polycarbonate, reconnu pour sa “stabilité sanitaire”. Il remplace le verre et transmet la lumière, mais pas le bruit ! Nous vous le conseillons si vous avez besoin de créer des lieux de concentration et /ou de discrétion, ou encore si vous accueillez un public sensible (en milieu médical par exemple).

Les zones que vous allez créer peuvent être interchangeables (le “flex” comme on l’appelle), ou attitrée. Dans tous les cas, il nous semble judicieux de créer une harmonie globale et une ambiance qui reflète votre activité. Affichage (sur les murs, ou en hauteur), marquage au sol et lumière maîtrisée. Et justement, pour faire passer la lumière tout en évitant les reflets sur vos écrans et voir à l’extérieur sans être vue(e), nous vous recommandons la bâche micro-perforée adhésive.

Le truc en plus : en plus de vous protéger de la lumière et de la chaleur, les adhésifs microperforés sur vos fenêtres vous offrent un grand espace d’expression pour afficher votre identité visuelle, ou pour travailler votre signalétique.

Créer des lieux de vie et espaces communs.

Les infrastructures collectives, publiques et institutionnelles sont soumises à des règles pour pouvoir accueillir des visiteurs et usagers. Au-delà de ce que prévoit la loi, il nous semble important de ne pas négliger les espaces “pratiques”, tels que :

• Cantine, salle de restauration, cuisine.
• Vestiaire, douches, lieux d’aisance.
• Remises et placards pour stocker les produits d’entretien.
• Coin café et espace détente : ici, placez des pupitres imprimés pour favoriser les échanges et partager les bonnes idées !

Ces lieux peuvent être imaginés directement avec vos collaborateurs pour développer un sentiment d’appartenance, et pour qu’ils s’y sentent tout simplement bien. Ils sont également parfaits pour afficher de la communication interne, des règles de vivre ensemble, des consignes ou règles de sécurité, etc. Sans compter que, détendu, votre public y sera réceptif. On passe au pratique :

• Affiche et affichette, tableau d’information.
• Roll-up et totem pour dérouler vos infos ou souvenirs.
• Mur droit ou courbe, pour clamer des citations inspirantes et développer l’envie de collaborer. Notre préférée : “Les entreprises extraordinaires sont faites par des personnes extraordinaires”, de Jean-Louis Barrault ;-) 

Le truc en plus : dans ces espaces, déposez une boîte à idées pour que chacun puisse s'exprimer dans la douceur de l’anonymat ! 

Penser des espaces de circulation et articuler les différents espaces.

Maintenant que chaque endroit est délimité et aménagé en fonction de sa destination (recevoir, échanger, réfléchir, exposer, se détendre, produire, etc.), il faut guider vos usagers, visiteurs et coéquipiers. En hauteur ou au sol, fixes ou modulables, nous avons plusieurs solutions à vous proposer. Elles sont toutes entièrement personnalisables en termes de taille, forme, et design. Sachez d’ailleurs que notre service de conception graphique peut vous accompagner et prendre en main l’ensemble de votre signalétique pour qu’elle soit cohérente et bien pensée. 

• Marquage au sol. En matière vinyle, nos adhésifs à poser au sol supportent les traces de pas et les nombreux passages, surtout si vous leur offrez une plastification supplémentaire.
• Balisage en hauteur. Levez le nez, c’est par ici ! Les toiles tendues en hauteur créent la surprise en indiquant les directions de manière élégante. Sans compter qu’en très grand format, elles peuvent devenir cloisons japonaises et délimiter des espaces.
• Qu’est-ce qui se cache derrière cette porte ? Rien, si vous annoncez la couleur avec des plaques en aluminium ou transparentes pour indiquer le nom de l'occupant, ou la fonction de la pièce. Si vos cloisons sont elles-mêmes transparentes, pensez aux stickers et à la vitrophanie pour 1. Habiller 2. Créer un peu d’intimité 3. Indiquer la fonction du lieu en question.
• Éléments réutilisables et amovibles. En polypropylène léger, le totem (qui peut culminer à 2 m. de haut dans sa version XXL) se déplace aisément et affiche votre identité visuelle sur 3 faces. Côté texte, nous avons quelques idées comme “bienvenue chez nous”, “Ici, on vous accueille”, ou encore “espace détente”. Si vous réaménagez les espaces, il vous suffit d’interchanger vos totems. Pour cette même raison, éviter les flèches directionnelles qui mettraient la pagaille !
• Signalétique en extérieur. Pour vous afficher depuis le trottoir ou le parking, pensez aux drapeaux et “beachflag”. Ils ont naturellement une forme (goutte ou voile) qui évoque celle des marqueurs sur les GPS (le fameux “point rouge”). Assortis d’un “nous sommes ici” ou “c’est par là”, on ne vous loupera pas !

Pour conclure, l’aménagement d’espaces ne doit pas nécessairement être coûteux, chronophage et figé dans le temps. Votre outil de production peut évoluer et le télétravail modifie la surface dont vous avez réellement besoin. Pour rester flexibles et ne pas engager de frais inutiles, les solutions modulaires et interchangeables sont idéales. Elles restent 100% personnalisables et vous suivront au gré de vos déménagements, sans avoir à tout repeindre avant de partir. Une décoration bien pensée, c’est un lieu agréable pour votre public et vos collaborateurs, et une des clés du succès. Alors, pour l’aménagement d’espaces de travail à Marseille ou ailleurs, et pour vos impressions grands formats, demandez-nous conseils.