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Un portail de commande pour votre équipe

Logiciel de commande, outil Saas, Web2Print… En voilà des mots compliqués pour un outil qui doit vous faciliter la vie ! MATOUBRILLANT décode pour vous les fonctionnalités et les enjeux de ce type de solution et vous présente PRESSTAL.

Qu’est-ce qu’un logiciel Web2Print ? 

Littéralement “De l’internet à l’impression”, cet anglicisme désigne deux types de sites internet dont l’usage est totalement différent.

Dans la 1ère catégorie des Web2Print, les sites de commande en ligne ouverts à tous. Il s’agit de sites marchands (comme www.matoubrillant.fr) sur lesquels vous configurez et commandez des imprimés traditionnels. Conçus pour le grand public et les professionnels, ils ne nécessitent pas de conditions d’accès particulières et se trouvent en quelques clics sur les moteurs de recherche.

Dans la seconde catégorie, nous retrouvons des sites “internes” mis à la disposition d’entreprises. Ces sites ne sont pas ouverts au grand public et seuls les collaborateurs d’une même entité y ont accès. Chaque structure dispose ainsi de son propre Web2Print, avec ses accès sécurisés, et son catalogue de documents imprimés, spécifiques à ses usages.

Dans cet article, nous nous concentrons sur la 2nde catégorie, ces sites web que l’on appelle aussi “portail” ou “plateforme”, et qui facilitent la vie de vos collaborateurs.

Pourquoi se doter d’un portail de commandes ? 

Imprimer, éditer, harmoniser

Trois grands types de documents imprimés rythment la vie d’une structure : 

• Ceux qui véhiculent quotidiennement votre image de marque : bons de commandes, devis, enveloppes, carte de visite etc.
• Ceux qui sont directement en lien avec votre cœur de métier : ordonnanciers pour les médecins, plans pour les chefs de chantier, cartes-cadeaux pour les commerçants etc.
• Ceux qui accompagnent votre communication, au grès des saisons : flyers, affiches promotionnelles, catalogues de nouveautés, etc.

Un portail web2print vous permet d’intégrer les imprimés dont vous avez régulièrement besoin, sans passer par 4 chemins : votre catalogue est simplifié et vous commandez ou recommandez en un clic vos documents, déjà à votre charte. Vous pouvez en éditer tout ou partie, pour les personnaliser (chaque collaborateur peut ainsi créer sa propre carte de visite), ou même charger un tout nouveau document dans le cadre d'opérations ponctuelles.

Vos collaborateurs évoluent ainsi dans un environnement “cloisonné”, vos supports internes et externes sont unifiés et votre image de marque est préservée. Cela permet également à chaque franchisé d’un réseau de disposer des derniers supports de communication à jour (encore faut-il que votre portail Web2Print soit régulièrement alimenté… Mais nous y reviendrons !).

Déléguer et faciliter la vie des décideurs

Au-delà du confort de commande, un Web2Print vous offre des avantages en termes de gestion ! En centralisant vos commandes, vous bénéficiez : 

✓ D’une vision plus claire de votre consommation documentaire , par entité ou département (selon le niveau de détail que vous fournit votre outil).

✓ D’une réduction de vos coûts unitaires ! Et oui, qui dit regroupement des commandes, dit plus gros volumes, dit économies d’échelle ;-)

Pour autant, chaque entité ou groupe d’utilisateur peut disposer de son propre budget ou de tarifs différents.

✓ D’une simplification de votre portefeuille de prestataires . Exit le temps où chaque entité s’en remet à son propre imprimeur.

Un portail de commande propre à votre structure verrouille le parcours d’achat et ne permet pas à vos collaborateurs de sortir du cadre. Rassurant et confortable pour les managers.

Et si vous voulez laisser un peu de latitude à votre équipe, tout en gardant le dernier mot ?

Vous pouvez mettre en place des circuits d’approbation : grâce à eux, les commandes de certains collaborateurs (pour tout ou partie du catalogue, ou pour certains montants uniquement), seront soumis à validation par la hiérarchie. Facile non ?

Quelle solution Web2Print choisir ?

Balayons ensemble les critères importants à examiner avant de vous lancer et découvrons PRESSTAL, la solution MATOUBRILLANT.

Qui se cache derrière votre portail ? 

Si le portail est un outil qui facilite votre quotidien, n’oublions pas la finalité : imprimer des documents avec une qualité professionnelle, dans des délais courts, au juste prix. Pour cela, mieux vaut s’adresser à un imprimeur qui propose un portail (qu’à un développeur web qui ne connaît rien aux contraintes de l’impression !). 

Pour autant, la technique ça compte : chez MATOUBRILLANT, nous nous adossons sur la technologie de Pressero (Alleyant Group) pour vous proposer un outil robuste, éprouvé et reconnu par grand nombre d’acteurs de la filière Print.

Sécurité et maintenance

Votre plateforme va contenir des informations plus ou moins sensibles qui, n’appartiennent qu’à vous : données des utilisateurs, documents internes confidentiels, données de commandes. Elle doit donc être sécurisée et maintenue à jour, et les données doivent être sauvegardées régulièrement.

Les données collectées dans le cadre de l’utilisation de PRESSTAL sont sauvegardées quotidiennement sur des serveurs hébergés en Europe.

Au delà de la partie "back-office", votre plateforme doit être accessible à tous les utilisateurs quel que soit leur mode de travail : au bureau, ou en télétravail, au siège ou en agence, sur des horaires de jour, comme de nuit ! Nous vous proposons donc une solution qui ne nécessite aucune installation spécifique : avec une simple connexion internet, PRESSTAL s'utilise sur n'importe quel PC, MAC, tablette, téléphone, et n'importe quel navigateur.

Adaptabilité et évolutivité

Votre catalogue de produits doit pouvoir évoluer en fonction de vos besoins : votre charte peut changer, vos supports de communication s’adapter à la saison, votre réseau s'agrandir. Pour accompagner ces changements, il faut une équipe réactive derrière votre portail ! Vous pouvez également avoir besoin de fonctionnalités spécifiques (pouvoir télécharger des Bon A Tirer, héberger des documents internes, gérer des adresses de livraison multiples etc.) → Assurez-vous d’avoir un interlocuteur qui sait analyser votre besoin pour y répondre favorablement, tout en maintenant un environnement technique sécurisé.

Convaincu(e) par la nécessité de vous équiper ? Curieux d’en apprendre davantage au travers d’une démonstration ? Notre équipe sera heureuse de vous présenter PRESSTAL, notre portail de commande d’imprimés développé pour les professionnels. Demandez un RDV et parlons de vos besoins pour imaginer un portail qui vous ressemble !

Pour l’anecdote : pourquoi “PRESSTAL” ?

• Press pour PRESSe numérique, imPRESSion, PRESStataire, PRESStige, livraison exPRESS
• Tal pour porTAL digiTAL qui va devenir viTAL (on va trop loin ?)